Randevu ayarları, alan alan
Asistanın randevu alırken uyduğu bütün kurallar tek sayfada.
Randevu ayarları sayfası (Entegrasyonlar → Google Takvim kartı → Randevu ayarları) asistanın randevu alırken uyduğu her şeyi toplar. Bunlar öneri değildir — randevular burada tanımlandığı gibi birebir açılır. Sayfada sekmeler var:
Çalışma saatleri#
Asistanın randevu verebileceği günlük aralık, gün gün. Ortaya boşluk bırakmak için öğle arası ekleyin; haftayı tek tıkla doldurmak için pazartesiyi hepsine kopyala'yı kullanın; bir günü Kapalı işaretlerseniz hiç önerilmez.
Hizmetler ve Personel#
Hizmetler neyin randevusunun alınabileceğini tanımlar — her biri kendi süresiyle. Personel hangi hizmeti kimin verdiğini tanımlar; asistan "X için kim müsait?" sorusunu bu eşleşmeden cevaplar ve randevuyu doğru kişiye yazar.
Kurallar#
| Kural | Neyi belirler |
|---|---|
| En erken | İlk randevu saatine kadar gereken asgari süre — örneğin şu andan 2 saat sonra, ki kimse beş dakika sonrasına randevu almasın. |
| En geç | Müşterilerin kaç gün sonrasına kadar randevu alabileceği. |
| Aralık | Önerilen başlangıç saatleri arasındaki boşluk (örneğin her 30 dakikada bir). Randevunun süresi hizmetten gelir. |
| Öncesi / sonrası tampon | Her randevunun etrafında bloke edilen dakikalar — asistanın boş tuttuğu hazırlık veya toparlanma süresi. |
Randevu formu#
Asistanın randevuyu kesinleştirmeden önce toplaması gerekenler: Ad soyad, E-posta ve Telefon ayrı ayrı zorunlu yapılabilir; ayrıca özel alanlar ekleyebilirsiniz ("TC Kimlik No", "Sigorta No" gibi) — asistan bunları sohbette sorar ve cevapları randevu notuna kaydeder.
Hatırlatmalar#
E-posta hatırlatmasını açarsanız müşteriler randevularından önce otomatik e-posta alır — parmağınızı kıpırdatmadan daha az kaçan randevu.
E-posta onayı#
Yine Hatırlatmalar altında: Randevular için e-posta onayı. Açıkken asistan üzerinden alınan randevu hemen kesinleşmez — müşteri e-postasına gönderilen tek kullanımlık onay bağlantısına tıklayana kadar saat 15 dakika tutulur. Tıklarsa randevu onaylanır ve takvime düşer. Tıklamazsa tutma kendiliğinden iptal olur ve saat yeniden açılır.
- Neden: yanlış yazılmış ve ciddi olmayan randevuları takviminizi işgal etmeden eler.
- E-posta zorunlu hâle gelir — bu açıkken asistan müşterinin e-postasını her zaman sorar. Randevu formu'nda E-posta alanını kilitli görürsünüz; bu ayarın kendini dayatmasıdır.
- Ekibinizin panelden oluşturduğu randevular onaya girmez — onlara zaten bir insan kefil olmuştur.
- E-posta ve onay sayfası, müşteri nerede olursa olsun müşterinin sohbet dilinde konuşur — ya da Hatırlatmalar → E-posta dili'nden tek bir dili sabitleyin.
Uyarı: Bedeli gerçek: e-postasını vermek istemeyen müşteri bu açıkken randevu alamaz. Kaçan ve sahte randevular bu sürtünmeden daha pahalıya mal oluyorsa açın.
Bağlantı#
Hangi Google hesabının ve takvimin bağlı olduğunu gösterir; tüm sistemin randevu aldığı saat dilimi ayarı da buradadır. Önerilen saatler kaymış görünüyorsa önce buraya bakın.
İpucu: Bir kuralı değiştirdikten sonra widget'tan tek bir test randevusu alın — yeni kuralın bir sonraki öneride uygulandığını görürsünüz. Buradaki değişiklikler anında geçerlidir, eşitleme beklemez.