إعدادات المواعيد حقلًا بحقل
كل قاعدة يتبعها المساعد عند الحجز — في صفحة واحدة.
صفحة إعدادات المواعيد (افتحها من Integrations ← بطاقة Google Calendar ← Appointment settings (إعدادات المواعيد)) تجمع كل ما يلتزم به المساعد عند الحجز. هذه ليست اقتراحات — تُفتح المواعيد تمامًا كما هو محدد هنا. في الصفحة سبعة تبويبات:
ساعات العمل#
النافذة اليومية التي يستطيع المساعد الحجز ضمنها، يومًا بيوم. أضف استراحة غداء لترك فجوة في المنتصف؛ واستخدم نسخ الإثنين إلى كل الأيام لملء الأسبوع بنقرة واحدة؛ وحدّد يومًا بأنه Closed (مغلق) فلن يُعرض أبدًا.
الخدمات والموظفون#
Services (الخدمات) تحدد ما يمكن حجزه — ولكل خدمة مدتها الخاصة. Staff (الموظفون) تحدد من يقدّم أي خدمة؛ ويجيب المساعد عن «من المتاح للخدمة X؟» من هذا الربط ويحجز مع الشخص الصحيح.
القواعد#
| القاعدة | ما الذي تتحكم فيه |
|---|---|
| Earliest (الأقرب) | الحد الأدنى من المهلة قبل أول وقت قابل للحجز — مثلًا ساعتان من الآن، حتى لا يحجز أحد بعد خمس دقائق. |
| Latest (الأبعد) | إلى أي مدى في المستقبل يستطيع العملاء الحجز، بالأيام. |
| Slot interval (الفاصل بين الأوقات) | الفارق بين أوقات البدء المعروضة (مثلًا كل 30 دقيقة). أما مدة الموعد نفسها فتأتي من الخدمة. |
| Buffer before / after (هامش قبل / بعد) | دقائق محجوبة حول كل موعد — وقت تحضير أو تنظيف يُبقيه المساعد فارغًا. |
نموذج الحجز#
ما يجب أن يجمعه المساعد قبل إتمام الحجز: يمكن جعل كل من Full name (الاسم الكامل) وEmail (البريد الإلكتروني) وPhone (الهاتف) إلزاميًا، ويمكنك إضافة حقول مخصصة (مثل «رقم الهوية الوطنية»، «رقم التأمين») — يسأل المساعد عنها في الدردشة ويحفظ الإجابات في ملاحظة الموعد.
التذكيرات#
فعّل التذكير بالبريد الإلكتروني فيتلقى العملاء تلقائيًا رسالة قبل موعدهم — غياب أقل دون أي جهد منك.
التأكيد بالبريد الإلكتروني#
ضمن التذكيرات أيضًا: Email confirmation for bookings (تأكيد الحجوزات بالبريد الإلكتروني). عند تفعيله، لا يصبح الموعد المحجوز عبر المساعد نهائيًا فورًا — يُحجز الوقت مؤقتًا لمدة 15 دقيقة بينما ينقر العميل على رابط تأكيد يُستخدم مرة واحدة يُرسل إلى بريده. ينقر ← يتأكد الموعد ويُسجَّل في التقويم. لا ينقر ← يُلغى الحجز المؤقت تلقائيًا ويُتاح الوقت مجددًا.
- السبب: يستبعد الحجوزات ذات البيانات الخاطئة وغير الجادة قبل أن تشغل تقويمك.
- يصبح البريد الإلكتروني إلزاميًا — يطلب المساعد دائمًا بريد العميل ما دام هذا الإعداد مفعّلًا. سترى حقل Email في Booking form (نموذج الحجز) مقفلًا؛ وهذا الإعداد هو ما يفرض ذلك.
- المواعيد التي ينشئها فريقك من لوحة التحكم لا تحتاج إلى تأكيد — فقد تحقق منها شخص بالفعل.
- الرسالة وصفحة التأكيد تظهران تلقائيًا بلغة دردشة العميل، أينما كان العميل — أو ثبّت لغة واحدة لكل الرسائل من Reminders → Email language.
تحذير: للأمر ثمن حقيقي: العميل الذي لا يرغب في مشاركة بريده لا يستطيع الحجز ما دام الإعداد مفعّلًا. فعّله عندما يكلّفك الغياب والحجوزات الوهمية أكثر من هذا العائق.
الاتصال#
يُظهر حساب Google والتقويم المتصلين، ويضم إعداد المنطقة الزمنية الذي يحجز النظام كله وفقه. إذا بدت الأوقات المقترحة مُزاحة في أي وقت، فتحقق من هنا أولًا.
نصيحة: بعد تغيير قاعدة، أجرِ حجزًا تجريبيًا واحدًا من الويدجت — سترى القاعدة الجديدة مطبّقة في الاقتراح التالي مباشرة. التغييرات هنا تُطبَّق فورًا؛ لا حاجة إلى إعادة مزامنة.