Afspraakinstellingen, veld voor veld
Elke regel die de assistent volgt bij het inplannen — op één pagina.
De pagina met afspraakinstellingen (open hem via Integrations → de Google Calendar-kaart → Appointment settings) bundelt alles waar de assistent zich aan houdt bij het inplannen. Dit zijn geen suggesties — afspraken worden precies zo aangemaakt als hier is vastgelegd. De pagina heeft zeven tabbladen:
Working hours (openingstijden)#
Het dagelijkse tijdvak waarbinnen de assistent afspraken kan inplannen, per dag. Voeg een lunchpauze toe om in het midden ruimte vrij te houden; gebruik copy Monday to all om de hele week met één klik te vullen; markeer een dag als Closed en die wordt nooit aangeboden.
Services en Staff (diensten en medewerkers)#
Services legt vast wat er geboekt kan worden — elk met een eigen duur. Staff legt vast wie welke dienst levert; de assistent beantwoordt "wie is er beschikbaar voor X?" op basis van deze koppeling en boekt bij de juiste persoon.
Rules (regels)#
| Regel | Wat het bepaalt |
|---|---|
| Earliest | Minimale aanlooptijd vóór het eerste boekbare tijdstip — bijv. 2 uur vanaf nu, zodat niemand een afspraak boekt voor over vijf minuten. |
| Latest | Hoe ver vooruit klanten kunnen boeken, in dagen. |
| Slot interval | De tijd tussen de aangeboden begintijden (bijv. elke 30 minuten). De duur van de afspraak zelf komt van de dienst. |
| Buffer before / after | Geblokkeerde minuten rond elke afspraak — voorbereidings- of opruimtijd die de assistent vrijhoudt. |
Booking form (boekingsformulier)#
Wat de assistent moet verzamelen voordat hij de afspraak vastlegt: Full name, Email en Phone kun je elk verplicht maken, en je kunt eigen velden toevoegen (bijv. "BSN", "Polisnummer") — de assistent vraagt ernaar in de chat en slaat de antwoorden op in de notitie bij de afspraak.
Reminders (herinneringen)#
Zet de e-mailherinnering aan en klanten krijgen vóór hun afspraak automatisch een e-mail — minder no-shows zonder dat je er iets voor hoeft te doen.
Bevestiging per e-mail#
Ook onder Reminders: Email confirmation for bookings. Staat dit aan, dan is een afspraak die via de assistent is geboekt niet meteen definitief — het tijdstip wordt 15 minuten vastgehouden terwijl de klant op een eenmalige bevestigingslink klikt die naar zijn e-mail is gestuurd. Klikt hij → de afspraak is bevestigd en komt in de agenda. Klikt hij niet → het vasthouden wordt automatisch geannuleerd en het tijdstip komt weer vrij.
- Waarom: het filtert verkeerd getypte en nooit serieus bedoelde afspraken eruit voordat ze je agenda blokkeren.
- E-mail wordt verplicht — zolang dit aan staat, vraagt de assistent altijd naar het e-mailadres van de klant. Je ziet het veld Email in Booking form als vergrendeld; dat is deze instelling die zichzelf afdwingt.
- Afspraken die je team in het dashboard aanmaakt, slaan de bevestiging over — daar staat al een mens voor in.
- De e-mail en de bevestigingspagina spreken automatisch de chattaal van de klant, waar de klant ook is — of stel onder Reminders → Email language één vaste taal in voor elke e-mail.
Let op: De keerzijde is echt: een klant die geen e-mailadres wil delen, kan niet boeken zolang dit aan staat. Zet het aan als no-shows en nepafspraken je meer kosten dan die drempel.
Connection (koppeling)#
Toont welk Google-account en welke agenda gekoppeld zijn, en bevat de instelling voor de tijdzone waarin het hele systeem afspraken inplant. Lijken voorgestelde tijden ooit verschoven, kijk dan eerst hier.
Tip: Doe na het wijzigen van een regel één testboeking via de widget — je ziet de nieuwe regel meteen terug in het eerstvolgende voorstel. Wijzigingen hier gelden direct; opnieuw synchroniseren is niet nodig.