De kant van de klant: boeken, annuleren, verzetten

Zegt een klant "ik wil graag een afspraak", dan vraagt de assistent door naar wat hij nodig heeft (welke dienst, welke dag), stelt hij vrije tijden voor door de echte agenda te controleren en maakt hij de afspraak aan zodra er een tijd is gekozen. De klant ziet een bevestigingskaart in de chat.

Ingebouwde waarborgen#

• Tijden zijn echt — de assistent noemt een tijdstip pas "beschikbaar" nadat hij de agenda heeft gecontroleerd; "is 16.30 uur vrij?" leidt altijd tot een echte controle.
• Bescherming tegen dubbele boekingen — er kan geen tweede afspraak op een bezet tijdstip komen; bezette tijdstippen worden nooit voorgesteld.
• Verplichte gegevens worden verzameld — de afspraak wordt pas aangemaakt als de velden die je verplicht stelt (naam, telefoon…) zijn ingevuld.
• Verzetten verplaatst, dupliceert nooit — wijzigt een klant zijn tijd, dan wordt de bestaande afspraak verplaatst; er wordt nooit een tweede naast gezet.

Met bevestiging per e-mail#

Heb je bevestiging per e-mail ingeschakeld (Appointment settings → Reminders), dan krijgt het chatverloop één extra stap: na het kiezen van een tijd vertelt de assistent de klant dat er een bevestigingslink is gemaild en dat het tijdstip 15 minuten wordt vastgehouden. De klant klikt op de link, ziet een pagina "bevestigd" in zijn eigen taal, en pas dan is de afspraak definitief. Klikt hij niet, dan wordt het tijdstip vrijgegeven en is het weer boekbaar — komt de klant terug, dan boekt de assistent het graag opnieuw.

Annuleren en verzetten#

De klant komt terug in de chat en schrijft "annuleer mijn afspraak" of "zet hem op donderdag"; de assistent zoekt de afspraak op, voert de wijziging door en bevestigt die. Je agenda wordt op hetzelfde moment bijgewerkt — niets om met de hand te herstellen.