Côté client : réserver, annuler, reporter

Quand un client dit « je voudrais un rendez-vous », l'assistant précise sa demande (quel service, quel jour), propose des créneaux disponibles en consultant le véritable agenda, et crée le rendez-vous une fois le créneau choisi. Le client voit une fiche de confirmation dans le chat.

Garde-fous intégrés#

• Les créneaux sont réels — l'assistant ne dit qu'un créneau est « disponible » qu'après avoir vérifié l'agenda ; « 16 h 30, c'est libre ? » déclenche toujours une vraie vérification.
• Protection contre la double réservation — aucun second rendez-vous ne peut tomber sur un créneau pris ; les créneaux pris ne sont jamais proposés.
• Les informations obligatoires sont recueillies — le rendez-vous n'est pas créé tant que les champs que vous exigez (nom, téléphone…) ne sont pas remplis.
• Un report déplace, il ne duplique jamais — quand un client change d'horaire, le rendez-vous existant est déplacé ; aucun second rendez-vous n'est créé à côté.

Avec la confirmation par e-mail activée#

Si vous avez activé la confirmation par e-mail (Appointment settings → Reminders), le parcours dans le chat compte une étape de plus : après le choix du créneau, l'assistant indique au client qu'un lien de confirmation lui a été envoyé par e-mail et que le créneau est bloqué pendant 15 minutes. Le client clique sur le lien, voit une page « confirmé » dans sa propre langue, et c'est seulement alors que le rendez-vous devient définitif. S'il ne clique pas, le blocage est levé et le créneau redevient réservable — l'assistant le lui réservera volontiers à nouveau s'il revient.

Annuler et reporter#

Le client revient dans le chat et écrit « annulez mon rendez-vous » ou « décalez-le à jeudi » ; l'assistant retrouve son rendez-vous, effectue la modification et la confirme. Votre agenda se met à jour au même moment — rien à corriger à la main.